Digitale Zusammenarbeit mit Freiwilligen in der Senior:innenarbeit Teil 4 – Begleitung

Im Rahmen unseres Themenmonats 12/2022 „Engagement digital stärken“ werden wir die neue Arbeitshilfe des Forum Seniorenarbeit in einer kleinen Serie Stück für Stück veröffentlichen.

Im folgenden Beitrag wird das Kapitel der „Begleitung“ näher vorgestellt.

Begleitung

In der Phase Begleitung stehen weniger konkrete Tools im Vordergrund als die Frage, wie sich die in den vorherigen Kapiteln vorgestellten Werkzeuge kombinieren lassen, damit ein gutes Klima in der Gruppe herrscht. Es geht folglich darum, wie die Digitalisierung dabei unterstützen kann, dass sich die Freiwilligen sowohl in der Gruppe als auch in ihrem Engagement wohlfühlen.

Dies beginnt mit einem gelungenen Start im Team und geht über regelmäßigen Austauschformate bis zu einer Atmosphäre, in der Probleme und Sorgen frei geäußert werden können.

Dazu werden konkrete Anwendungsszenarien in den Clustern:

• Teambesprechungen,
• Einzelbesprechungen,
• Start- und Einarbeitung sowie
• Qualifizierung vorgestellt.

Ergänzend wird der Themenbereich Anerkennung in einem gesonderten Kapitel behandelt.

Teambesprechungen

Teambesprechungen erweitern die anlassbezogene Kommunikation in einer Gruppe um eine wichtige Komponente: regelmäßige Austauschformate, die in erster Linie zwei entscheidende Funktionen erfüllen sollen:

1. Die Grundlage für gemeinsame Planungen darstellen

Regelmäßige Teambesprechungen sind wichtig, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, das gemeinsame Vorgehen zu planen und Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Es geht also um Absprachen, Aufgabenverteilungen, Zielsetzungen und vieles Weitere.

2. Den Zusammenhalt im Team stärken

Die zweite, mindestens genauso wichtige Funktion einer Teambesprechung ist es, den Zusammenhalt in einem Team zu stärken. Der regelmäßige, gemeinsame Austausch einer Gruppe von Engagierten ist entscheidend, da die soziale Komponente eines Ehrenamtes für viele Menschen, die sich engagieren, ein starker Motivationsfaktor für ein langfristiges und mit Spaß und Leidenschaft verbundenes Engagement darstellt.

Natürlich kann die soziale Komponente eines persönlichen Treffens in Verbindung mit einem gemeinsamen Kaltgetränk oder einer anderen Leckerei im Anschluss nicht durch digitale Formate ersetzt werden. Digitale Möglichkeiten können aber durch ihre Flexibilität eine wichtige Ergänzung darstellen, die im folgenden Anwendungsszenario verdeutlicht wird.

Einzelgespräche

Ergänzend zu Teambesprechungen stellen Einzelgespräche eine weitere wichtige Komponente in der erfolgreichen Begleitung von Engagierten dar.

In Einzelgesprächen kann die begleitende, in der Regel hauptamtliche, Person konkret auf die Bedürfnisse, Fragen und Probleme der Engagierten eingehen. Diese besondere Art der Fürsorge kann dabei helfen, durch Beratung und ein offenes Ohr, die eigene Arbeit zu reflektieren, Motive zu fördern und die Engagierten bei der Weiterentwicklung ihrer eigenen Handlungskompetenzen zu fördern.

Gleichzeitig können die Engagierten dabei unterstützt werden, für ihre eigene mentale und körperliche Gesundheit zu sorgen, um ihr Engagement möglichst lange mit dem notwendigen Spaß an der Sache fortsetzen zu können und zu wollen.

Einzelgespräche können je nach Bedarf in regelmäßigen Abständen oder auf Anfrage durchgeführt werden. Wichtig ist, dass den Freiwilligen stets das Gefühl vermittelt wird, ein Einzelgespräch in Anspruch nehmen zu können oder ihnen ein Einzelgespräch anzubieten, sollte der Bedarf erkannt werden.

Einzelgespräche, wie eingangs beschrieben, sollten nach Möglichkeit in einem vertrauten Umfeld durchgeführt werden. Jedoch bieten Videokonferenzen eine gute Alternative, sollte ein persönliches Treffen nicht möglich sein.

Im folgenden Anwendungsszenario wird eine mögliche Herangehensweise an Einzelgespräche konkreter beschrieben.

Start und Einarbeitung

Damit ein Engagement mit Freude und Motivation durchgeführt werden kann, ist ein gelungener Start entscheidend. Eine gute Einarbeitung in die Aufgaben und Arbeitsprozesse sowie ein harmonisches Kennenlernen des Teams bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Engagement, verbunden mit einem langfristigen Interesse.

Das Thema digitaler Zusammenarbeit spielt im Kontext des Starts und der Einarbeitung auf zwei Ebenen eine wichtige Rolle:

1. Eine Einführung in den Umgang mit den verwendeten digitalen Werkzeugen.
2. Digitale Werkzeuge, die beim Start im Allgemeinen unterstützen.

Bei der Verwendung digitaler Werkzeuge kann von Engagierten nicht vorausgesetzt werden, dass sie diese ohne eine entsprechende Einarbeitung anwenden können. Hierbei kann es hilfreich sein, einen Technik-Support anzubieten, indem die Engagierten bei der ersten Nutzung unterstützt werden und Ansprechpersonen für die jeweiligen Tools genannt, kommuniziert und dokumentiert werden. Dies nimmt die Angst, Fragen zu stellen und beugt damit Frustration vor.

Ebenfalls sollte bedacht werden, dass ein Engagement in der Regel nicht begonnen wird, um in der digitalen Zusammenarbeit in einem Team geschult zu werden. Digitale Techniken werden also in der Regel nicht aus einem Selbstzweck heraus erlernt. Daher ist es wichtig, dass den Engagierten der Nutzen und der Mehrwert der jeweiligen Tools deutlich gemacht wird. So erhöht sich die Bereitschaft, Zeit in das Erlernen der Werkzeuge zu investieren und sie anschließend in die eigene Arbeit zu integrieren.

Gleichzeitig bietet uns die Digitalisierung aber auch Unterstützung in der gesamten Start- und Einarbeitungsphase. Durch ein digitales Wissens- und Dateimanagement sowie eine strukturierte Kommunikation können die Engagierten im Beginn ihres Engagements begleitet werden. Dies bedeutet, dass Informationen gut aufbereitet werden, für die Engagierten stets zu finden sind und zudem Ansprechpersonen gut kommuniziert, dokumentiert und über verschiedene Kanäle erreichbar sind.

Qualifizierung

Ein Engagement macht vor allem dann langfristig Spaß, wenn sich die Engagierten sicher im Ausüben ihrer Tätigkeit fühlen und gleichzeitig das Gefühl haben, sich persönlich weiterentwickeln zu können. Der Bereich „Qualifizierung“ ergänzt den Start und die Einarbeitung im Team daher um eine konstante Komponente. Neben einer Basisqualifizierung, die entscheidend für einen gelungenen Start ist, profitieren die Engagierten von ergänzenden Fort- und Weiterbildungsangeboten.

Möglichkeiten der Qualifizierung erhöhen nicht nur die Kompetenzen der Engagierten und führen zu mehr Qualität und Sicherheit in der eignen Arbeit, sondern erhöhen auch die Motivation für ein langfristiges und erfolgreiches Engagement. Denn neben dem neu erworbenen Wissen sind Qualifizierungsangebote auch eine Form der Wertschätzung, die für viele Engagierte eine wichtige Rolle spielt.

Die Qualifizierung von Engagierten kann sowohl intern, innerhalb der eigenen Organisation, als auch extern, im Rahmen von Fort- und Weiterbildungsangeboten Dritter, stattfinden. Digitale Werkzeuge bieten hier Möglichkeiten der Unterstützung auf verschiedenen Ebenen.

Nachfolgend wird in Form eines Anwendungsszenarios dargestellt, an welcher Stelle Qualifizierung durch digitale Werkzeuge erweitert werden kann. Zusätzlich wird ein Tool zur einfachen Erstellung von Quizzen vorgestellt, die zur Qualifizierung genutzt werden können.

All-in-one-Lösungen

Einige der in den Phasen Begleitung und Koordination aufgeführten Werkzeuge lassen sich auch in bestimmten Diensten komplett abbilden. Das heißt, diese sogenannten All-in-one-Lösungen erfüllen viele oder alle der genannten Anforderungen. In allen ist eine Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen möglich und sie funktionieren auch ohne Installation von Software im Browser.

Zu den grundlegenden integrierten Werkzeugen gehören:

• Dateiablage,
• Textverarbeitung,
• Tabellenkalkulation,
• Umfragen / Terminabstimmungen,
• Gruppenkalender,
• Kanban- oder Whiteboards und
• Videokonferenz-Systeme.

Einige Systeme lassen sich auf eigenen Servern betreiben. Wir empfehlen aber, dies von einem professionellen Dienst bereitstellen zulassen, damit Sicherheits- und Funktionsupdates sowie Backups gewährleistet werden.

Diese Systeme haben Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass den Benutzenden hier nur ein Zugang geboten werden muss. Durch eine einmalige Registrierung hat man Zugriff auf verschiedene Werkzeuge und diese lassen sich innerhalb einer Gruppe steuern bzw. administrieren. Gegebenenfalls kann man auch Werkzeuge nacheinander einführen und sich so langsam an das „neue“ Miteinander gewöhnen.

Zu den Nachteilen gehört, dass diese Infrastrukturen einen hohen Administrationsaufwand erfordern. Die Plattform muss erst einmal aufgesetzt und eingerichtet werden. Dann müssen beispielsweise Registrierungen vorgenommen und die Teilnehmenden verwaltet werden. Dazu kommt, dass aus Sicht der älteren Engagierten, diese sich erst einmal in eine sehr komplexe Arbeitsumgebung einfinden müssen. Hier ist dann auch ein entsprechender Unterstützungsbedarf erforderlich.

Die meisten Dienste sind nicht komplett kostenlos erhältlich. Einige eignen sich jedoch bereits in ihrer kostenlosen Basisversion, insbesondere für kleine Gruppen.

Viele größere Träger stellen ihren Organisationen und Gruppen aber auch bereits fertige All-in-one-Lösungen zur Verfügung.

Foto: Min An | Pexels

Letzte Aktualisierung: 1. März 2023