Digitale Zusammenarbeit mit Freiwilligen in der Senior:innenarbeit Teil 3 – Koordinierung

Im Rahmen unseres Themenmonats 12/2022 „Engagement digital stärken“ werden wir die neue Arbeitshilfe des Forum Seniorenarbeit in einer kleinen Serie Stück für Stück veröffentlichen.

Im folgenden Beitrag wird das Kapitel der „Koordinierung“ näher vorgestellt.

Koordinierung

Die Phase der Koordinierung meint digitale Strukturen, die es ermöglichen, Informationen möglichst effizient und nachhaltig mit dem Team zu teilen. Dies hat den Vorteil, den bürokratischen Aufwand für die gesamte Gruppe zu reduzieren. Stets mit dem Ziel, dass sich die Ehrenamtlichen auf ihr Engagement konzentrieren können und schnell und einfach an die Informationen gelangen, die für sie wichtig und relevant sind.

Es geht also darum, die Gruppenarbeit effizienter zu gestalten durch Transfer, Transparenz und Dokumentation in der Organisation von Informationen und Wissen.

Dazu werden unterschiedliche Tools und Anwendungsszenarien in den Clustern:

• Wissensmanagement,
• (Rahmen-)Organisation,
• Kontaktmanagement,
• kollaboratives Arbeiten
• und anlassbezogene Kommunikation vorgestellt.

Im Gegensatz zur Phase der „Gewinnung“ wird es in dieser Phase entscheidend sein, dass alle Mitglieder der Gruppe die eingeführten digitalen Werkzeuge in dem für sie notwendigen Rahmen anwenden können. Denn nur so kann das Teamwork durch die digitalen Werkzeuge gestärkt werden. Es ist also entscheidend, dass Unterstützung angeboten wird und alle mitgenommen werden. Dazu ist es zunächst erfolgversprechend, die Mehrwerte sichtbar zu machen und anschließend einen Technik-Support bei der Erlernung anzubieten. Zusätzlich ist es hilfreich, jeweils eine Ansprechperson für ein verwendetes Tool zu benennen, zu kommunizierten und zu dokumentieren, um zeitnahe Unterstützung garantieren zu können. Diese Ansprechperson muss nicht zwingen die hauptamtliche oder koordinierende Person sein.

Wissensmanagement

Wissensmanagement ist ein Sammelbegriff für Aktivitäten, die den Umgang von Unternehmen, Organisationen und Gruppen mit Wissen optimieren.

Hinter dem Begriff des Wissensmanagements verbirgt sich daher nicht nur die Bereitstellung von Informationen für Engagierte, sodass diese stets Zugriff auf wichtige Dokumente und aktuelle Informationen erhalten. Es geht darüber hinaus, denn Wissen entsteht durch die Verknüpfung von Informationen mit bereits vorhandenem Wissen.

Dies bedeutet für die praktische Arbeit, dass die Engagierten an bereitgestellte Informationen herangeführt werden müssen, und unterstreicht die Bedeutung einer zielgerichteten Einarbeitung und Qualifizierung.

Das Thema Wissensmanagement wird im Folgenden auf zwei Ebenen betrachtet:

1. Die Bereitstellung von und der richtige Umgang mit Informationen.
2. Die Möglichkeit zum Download und zum Upload von Dateien.

(Rahmen-)Organisation

Im Bereich der (Rahmen-)Organisation können uns digitale Werkzeuge einige Arbeitsschritte ersparen, indem Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden.

Die Tools helfen uns bei der gemeinsamen Organisation von Terminen, Räumen oder Ressourcen. So kann beispielsweise die Terminabstimmung für den nächsten Aktionstag „Pflanzen bestimmen mit der App“ der Digital-Lots:innen Gruppe aus Blumendorf digital durchgeführt werden. Die Begegnungsstätte Sonnenschein könnte die Raumbuchung bzw. -reservierung digital organisieren, sodass alle Gruppenmitglieder Einsicht in den aktuellen Stand haben. Die Organisation von Leihgeräte könnte als weiteres Beispiel digital und transparent organisiert werden.

Die Grundlage für diese Fallbeispiele bieten Abstimmungstools und digitale bzw. geteilte Kalender, die im folgenden Kapitel konkreter erklärt und vorgestellt werden.

Kontaktmanagement

Damit eine Gruppe erfolgreich zusammenarbeiten kann, ist es wichtig sicherzustellen, dass sich alle Gruppenmitglieder gegenseitig erreichen können. Die Grundlage hierfür bietet ein transparentes Kontaktmanagement. Es gilt folglich dafür zu sorgen, dass die Menschen im Team sowohl über neue als auch über ausscheidende Mitglieder informiert werden und wissen, wie sie die anderen im Team kontaktieren können.

Es kann hilfreich sein, im Vorfeld Absprachen auf zwei Ebenen zu treffen:

1. Welche Kontaktinformationen werden von der koordinierenden Person an die Gruppe weitergegeben.
2. Wie gehen wir mit den Kontaktinformationen der anderen Personen um?

Ein gemeinsamer Konsens fördert das harmonische Miteinander in einer Gruppe. Dies trifft auch auf den vertraulichen Umgang mit Kontaktinformationen zu. Im folgenden Kapitel soll dargestellt werden, wie ein Kontaktmanagement innerhalb einer Gruppe mit einfachen Lösungen digitalisiert werden kann.

Dazu wird die Perspektive einer Gruppe eingenommen, die gemeinsam ein Projekt im Bereich der Senior:innenarbeit bearbeitet und dabei in Kontakt bleiben möchte. Dazu wird in der Form eines Anwendungsszenarios dargestellt, welche Absprachen getroffen wurden und wie vorgegangen wird.

Exkurs: Für das Kontaktmanagement in größeren Organisationen und Unternehmen werden sogenannte CRM-Systeme eingesetzt. CRM steht für Customer-Relationship-Management und meint eine zentrale Sammelstelle, an der Informationen zu Kunden bzw. Kontaktpersonen gesammelt und sortiert werden können. Dadurch können Organisationen ihre Kontaktpersonen auf eine gezielte Weise ansprechen, um somit bessere und nachhaltige Beziehungen zu ihnen aufzubauen.

Anlassbezogene Kommunikation

Ein essenzieller Bestandteil der Koordinierung von Teams aus haupt- und ehrenamtlichen Akteur:innen ist die Kommunikation im Team. Anlassbezogene Kommunikation meint hier die kurz- oder langfristige Weitergabe von Informationen aus einem konkreten Anlass sowie daran anknüpfende Konversationen und Diskussionen.

Durch die Digitalisierung stehen immer mehr Kanäle und Möglichkeiten zur Verfügung, wie Kommunikation gestaltet werden kann. Dadurch ist es hilfreich, sich der einzelnen Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Kommunikationskanäle bewusst zu werden und gemeinsam im Team Regeln festzulegen, welche Kommunikation wo stattfindet. So lässt es sich verhindern, dass ein Mehraufwand entsteht, indem Informationen in verschiedensten Kanälen gestreut werden müssen, damit sie das gesamte Team erreichen.

Das folgende Anwendungsszenario stellt dar, wie die Digital-Lots:innen aus Blumendorf, angegliedert an die Begegnungsstätte Sonnenschein, ihre Kommunikation strukturieren.

Ergänzend zur anlassbezogenen Kommunikation, wird im Kapitel „Begleitung“ gesondert auf verschiedene Kommunikations- und Austauschformate eingegangen, die für ein gutes Klima in der Gruppe sorgen sollen. Mit dem Ziel, dass Engagement Spaß macht und sich alle im Team wohlfühlen.

Kollaboratives Arbeiten

Unter kollaborativem Arbeiten ist das synchrone, also zeitgleiche Bearbeiten einer Datei an unterschiedlichen Endgeräten zu verstehen.

Die Grundlage für kollaboratives Arbeiten stellt ein Cloud-Speicher. Eine Cloud kann so eingerichtet bzw. erweitert werden, dass es möglich ist Texte, Tabellen, Präsentationen und andere Dateiformate gemeinsam im Team zu bearbeiten.

Diese Form der Zusammenarbeit hat den großen Vorteil, dass einerseits nicht mehr verschiedene Datei-Versionen (1. Version, bearbeitet, final etc.) hin und her geschickt werden müssen und wir andererseits gleichzeitig in einer Datei arbeiten können und dabei live und in Echtzeit die Änderungen einer anderen Person aus dem Team sehen können.

Im weiteren Sinne sind damit verschiedenste Formen des sogenannten Arbeitens 4.0 gemeint. Es geht darum, das Team in den Mittelpunkt zu stellen und allen die Möglichkeit zu geben, uneingeschränkt an aktuellen Projekten weiterzuarbeiten. Gleichzeitig sollen alle immer Zugriff auf die aktuellen Informationen haben.

Foto: Yan Krukov | Pexels

Letzte Aktualisierung: 16. Dezember 2022