Digitale Zusammenarbeit mit Freiwilligen in der Senior:innenarbeit Teil 1 – Vorstellung der Arbeitshilfe

Im Rahmen unseres Themenmonats 12/2022 „Engagement digital stärken“ werden wir die neue Arbeitshilfe des Forum Seniorenarbeit in einer kleinen Kolumne Stück für Stück veröffentlichen.

Im folgenden Beitrag werden die einleitenden Kapitel vorgestellt, die in das Thema einführen und das Ziel sowie die Zielgruppe der Arbeitshilfe erklären.

Präambel

Bürgerschaftliches Engagement ist eine tragende Säule unserer Zivilgesellschaft und darüber hinaus ein essenzieller Bestandteil der Senior:innenarbeit. Während der Corona-Pandemie wurden viele Gruppen aus Haupt- und Ehrenamtlichen einerseits vor die Herausforderung gestellt, ihr Engagement überhaupt ausführen zu können. Andererseits miteinander in Kontakt zu bleiben und gemeinsam weiter an den eigenen Themen zu arbeiten.

Die Pandemie hat folglich dazu geführt, dass sich der gesamte Engagement-Sektor stärker mit Digitalisierungsfragen auseinandersetzen musste. Dadurch sind für viele Menschen Berührungspunkte mit digitalen Tools und Werkzeugen entstanden, die das kollaborative Arbeiten im digitalen Raum ermöglichen. Dieser Tür-Öffner gibt uns die Chance, in der Senior:innenarbeit zukünftig noch mehr von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren und etablierte Prozesse auch in kleinen Teams an der ein oder anderen Stelle transparenter und effizienter zu gestalten.

Die Arbeitshilfe soll Ihrem Team bei der Digitalisierung der eigenen Arbeits-Prozesse unter die Arme greifen, indem ein Überblick über verschiedene Anwendungsszenarien und Tools gegeben wird. Sie dient damit als Inspirationsquelle und Entscheidungshilfe, um sich ein Stück besser im Digitalisierungs-Dschungel zurechtzufinden.

Die vorgestellten Tools sind Beispiele, die eine anschauliche und praxisnahe Vermittlung ermöglichen sollen. Daher werden die jeweiligen Kapitel um Alternativvorschläge ergänzt. Welches Werkzeug sich am besten für die eignen Arbeit eignet, hängt von vielen Faktoren ab. Zum Beispiel den persönlichen Vorlieben und Zielen oder den zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie zum Beispiel Zeit und Geld.  Bei der Auswahl der Tools für diese Arbeitshilfe wurde in erster Linie darauf geachtet, dass sie sich für die Zusammenarbeit in kleinen bis mittelgroßen Teams eignen sowie kostengünstig, datensparsam und leicht zu erlernen sind.  Dadurch wird der Anwendbarkeit im Arbeitsfeld der Senior:innenarbeit eine besondere Bedeutung zugesprochen.

Die Arbeitshilfe ist unter einer freien Lizenz veröffentlicht, sodass sie übernommen und verändert werden darf. Im Rahmen eines gemeinschaftlichen Projektes unter docs.forum-seniorenarbeit.de wird das Schulungskonzept transparent weiterentwickelt. Sie können sich dort mit Kommentaren einbringen und einzelne Bestandteile in verschiedene Formate exportieren.

Einführung in das Thema

Das Engagement sowie die Menschen, die sich engagieren können durch den Einsatz digitaler Technologien unterstützt und gestärkt werden, indem bestehende Arbeitsprozesse transparenter und effizienter gestaltet werden und der Zusammenhalt im Team gestärkt wird. Dadurch können Zugänge zum Engagement erleichtert, Teilhabe gestärkt und die Aufrechterhaltung der Tätigkeit im Engagement unterstützt werden.

Damit dies gelingt, stehen die Organisationen im Engagement-Sektor und auch insbesondere in der Senior:innenarbeit vor vielen Herausforderungen. Neben fehlenden Ressourcen sowie mangelndem Wissen scheitert es oft auch an einer Flexibilität mit Blick auf die Förderung digitaler Arbeitsweisen. Gleichzeitig muss das richtige Tool gefunden werden. Und das in einem schnelllebigen Markt, in dem digitale Lösungen in der Regel entweder für Endverbraucher:innen oder Wirtschaftsunternehmen entwickelt werden. Organisationen sowie selbstorganisierte Gruppen im Engagement-Sektor stehen häufig jedoch zwischen diesen beiden Stühlen (vgl. Studie ON/OFF).

Wenn es in der Senior:innenarbeit nun gelingen soll, bestehende Arbeitsprozesse zu digitalisieren, stehen wir vor der Herausforderung, Ressourcen zu bündeln, Wissen zu teilen und dadurch Digitalisierung nachhaltig zu denken. Nur dann kann es letztendlich gelingen, dass die koordinierenden Personen einen leichten Zugang zum Thema Digitalisierung finden und ihre Energie darauf konzentrieren können, alle Mitglieder eines Teams ausreichend zu qualifizieren und zu begleiten, sodass niemand auf der Strecke bleibt.

Mit der vorliegenden Arbeitshilfe möchten wir einen Beitrag zu diesem Prozess leisten, unsere Ressourcen bündeln und Wissen mit Ihnen teilen. Dazu werden verschiedene Anwendungsszenarien und Tools für die alltägliche Zusammenarbeit im Bereich der gemeinwesenorientierten Senior:innenarbeit vorgestellt, um Ihnen den Zugang zur Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse zu erleichtern. Damit dies gelingt, orientieren wir uns an gängigen Herausforderungen im Zuge der Freiwilligen-Koordination in den vier Phasen Gewinnung, Koordinierung, Begleitung und Anerkennung. Dadurch wird ein methodischer Rahmen gesetzt, um die Inhalte zugänglich zu machen. Einzelne Tools und Anwendungsszenarien werden aus der Perspektive der Senior:innenarbeit dargestellt. Dadurch soll ein motivierender Blick auf Chancen und Möglichkeiten geworfen werden, gleichzeitig werden aber auch Herausforderungen und Hürden realistisch betrachtet.

Zielgruppe

Die Arbeitshilfe richtet sich an kleine bis mittelgroße Teams aus Haupt- und Ehrenamtlichen Akteur:innen. Sie dient als Tür-Öffner und der Unterstützung bei einem Findungsprozess innerhalb des Teams. Dies soll gelingen, indem ein Blick darauf geworfen wird, an welcher Stelle die alltägliche Arbeit durch digitale Lösungen unterstützt werden kann und wie diese Unterstützung konkret aussehen kann. Tool-Vorstellungen und praxisnahe Anwendungsszenarien sollen inspirieren und den Teams im Bereich der Senior:innenarbeit eine Hilfestellung geben, den eigenen Standpunkt zu reflektieren und das zukünftige Vorgehen mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse zu planen und umzusetzen.

Unter Teams verstehen wir in dieser Arbeitshilfe in der Regel selbst organisierte Gruppen, die von einer hauptamtlichen Person koordiniert und begleitet werden. Die vorgestellten Tools und Werkzeuge sollen von diesen Gruppen aus eigener Initiative und ergänzend zu ggf. vorhandenen organisationsweiten Lösungen dienen. Oder im Gegensatz dazu eine Option für Gruppen darstellen, die sich komplett selbst organisieren, wie es im Bereich der Senior:innenarbeit nicht selten der Fall ist.

Die dargestellten Anwendungsszenarien werden dabei immer aus der Perspektive der Senior:innenarbeit gedacht. Dies bedeutet einerseits die Zielgruppe Senior:innen und andererseits die Besonderheiten des Engagement-Sektors hinsichtlich digitaler Transformationen im Blick zu haben.

Um von dieser Arbeitshilfe zu profitieren und die digitale Transformation in Ihrem Team voranzubringen, müssen Sie folglich kein IT-Experte sein und auch keiner werden. Ein persönliches Interesse sowie der Anspruch Ihr Team zu motivieren und gemeinsam in der Gruppe zu lernen sind die richtigen Schlüssel für den ersten Schritt.

Rahmenbedingungen in der Organisation / im Team

Damit eingeführte digitale Tools und Lösungen nachhaltig verstetigt werden können, bedarf es einiger zentraler Rahmenbedingungen innerhalb der Organisation und innerhalb der Teams.

Neben den formalen Rahmenbedingungen sind es vor allem die „weichen“ Faktoren, die für das Gelingen von Bedeutung sind. Gleiches gilt, wenn die koordinierende, in der Regel hauptamtliche Person ein digitales Tool in ihrer Gruppe aus Haupt- und Ehrenamtlichen einführen möchte. Es ist wichtig, gemeinsam Entscheidungen für oder gegen ein Tool zu treffen oder zumindest alle im Team von den Chancen zu überzeugen. Dabei ist es entscheidend, dass alle im Team motiviert und in der Aneignung der neuen Arbeitsprozesse unterstützt und begleitet werden. Denn nur, wenn alle an einem Strang ziehen und keine Person auf der Strecke bleibt, können Arbeitsprozesse erfolgreich weiterentwickelt werden.

Ein kleiner Tipp: Versuchen Sie kleine Erfolge zu generieren und belohnen Sie gewünschtes Verhalten in Ihrer Gruppe. Durch Belohnungen macht das Erlernen neuer Fähigkeiten gleich viel mehr Spaß! Dies stellt im Besonderen in der Arbeit mit ehrenamtlich Engagierten und Senior:innen eine essenzielle Grundlage dar. Engagement ist freiwillig und muss auch freiwillig bleiben. Daher sollte es auch stets Spaß machen. Die Zeit eines jeden Freiwilligen ist begrenzt und die Einarbeitung in ein neues Tool hingegen ist mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Daher bedarf es einer partizipativen Einführung. Dies bedeutet einerseits, dass Mehrwerte sichtbar gemacht sowie erklärt werden. Andererseits, dass die Engagierten bei der Einführung unterstützt und begleitet werden, indem für kleine Erfolge gesorgt wird und stets eine Ansprechperson für Fragen zur Verfügung steht.

Gewinnung, Koordinierung, Begleitung und Anerkennung

Um strukturiert vorzugehen und eine Orientierung innerhalb der Arbeitshilfe zu ermöglichen, betrachten wir die Freiwilligenkoordination sowie die mit den gängigen Aufgaben verbundenen Digitalisierungs-Chancen und Herausforderungen anhand der vier Phasen:

1. Gewinnung,
2. Koordinierung,
3. Begleitung und
4. Anerkennung.

Zu Beginn eines jeden Kapitels werden die jeweiligen Phasen kurz erklärt. Anschließend orientieren wir uns an individuellen Clustern, in denen anlassbezogen Tools oder Anwendungsszenarien vorgestellt werden.

So besteht die Phase Gewinnung zum Beispiel aus den Clustern Engagement-Plattformen, Webseiten(-tools), Social-Media und Netzwerkarbeit. Die jeweiligen Cluster stellen eigene Kapitel dar, in denen zielgruppenspezifisch für das Arbeitsfeld der Senior:innenarbeit die Möglichkeiten digitaler Anwendungen beleuchtet werden.

Letzte Aktualisierung: 16. Dezember 2022