Die Veranstaltung Barrierefreie Worddokumente/ PDFs erstellen wurde im Rahmen der Dialogveranstaltungen und Workshops des Forums Seniorenarbeit NRW organisiert. Am 21. Februar trafen sich 20 Interessierte um gemeinsam über Hintergründe, dieses doch erst einmal für viele auf den ersten Blick irritierenden Themas, zu diskutieren und anschließend praktische Übungen zur technischen Umsetzung durchzuführen.

Der Teilnehmerkreis war bunt gemischt und setzte sich aus Personen der Verwaltung, Betroffenen und Selbsthilfeorganisationen und -verbänden sowie Aktiven aus der Seniorenarbeit zusammen.

Im Zuge der Digitalisierung werden viele Dokumente am Computer mit Microsoft Word erstellt und online versandt. Vielfach erfahren blinde und sehbehinderte Menschen hier Barrieren. Die übermittelten Inhalte sind nicht zugänglich. Im Workshop wurden Techniken eingeübt und zum Thema sensibilisiert.

Teil 1: Hintergrund

Zu Beginn des Workshops wurden zunächst einmal die rechtlichen/gesetzlichen Hintergründe erläutert und einige Verordnungen in diesem Kontext vorgestellt, beispielsweise die UN-Behindertenrechtskonvention, das Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen – BGG NRW, die Barrierefreie Informationstechnikverordnung oder die Kommunikationsverordnung.

„Barrierefreiheit im Sinne dieses Gesetzes ist die Auffindbarkeit, Zugänglichkeit und Nutzbarkeit der gestalteten Lebensbereiche für alle Menschen. Die Auffindbarkeit, der Zugang und die Nutzung müssen für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe möglich sein.“ BBG NRW §4

Auch wenn im Vortrag deutlich wurde, dass es keine gesetzliche Verpflichtung von privaten Akteuren zur Barrierefreiheit gibt, wurde darauf hingewiesen, dass diese im Bereich der Wirtschaft zunehmend als Qualitätsmerkmal angesehen wird.

Teil 2: Technische Umsetzung

Im zweiten Teil des Workshops ging es dann an die Technik. Am Beispiel von Microsoft Word wurden die Grundlagen zur Erstellung barrierefreier/-armer Dokumente vermittelt. Zur Sensibilisierung wurden zunächst verschiedene Ansichten eines Formulars aus Perspektive von Menschen mit unterschiedlichen Sehbeeinträchtigungen vorgestellt sowie Technische Instrumente mit denen diese Personen elektronische Dokumente lesen (Screenreader, Bildschirmlupe und Braillezeile).

Wichtige technische Merkmale zur Umsetzung eines barrierefreien Dokuments sind:

Auswahl der richtigen Schriftart (ohne Serifen, Empfehlung: Verdana)
Kursiv und Unterstreichungen vermeiden
Fette Auszeichnungen können gut wahrgenommen werden
Groß- und Kleinbuchstaben verwenden
Schriftgröße mindestens 12 Punkt (besser 14 oder 16 Punkt)
Empfohlener Zeilenabstand: 1,5
Texte nicht durch eigene freie Formatierungen gestalten sondern auf die integrierten Formatvorlagen zurückgreifen und diese ggf. modifizieren.

In einer ersten Übungsphase wurde für das Gelernte umgesetzt. Für einige der Teilnehmenden brachte es AHA-Effekte. Die einfache Vorgehensweise war teilweise jedoch nicht einfach zu verstehen, da es bisherige Praktiken in Frage stellte.

Weitere Technische Tricks im Anschluss:

Keine Abstände durch Leerzeilen erzeugen (Enter/Eingabe-Taste)
Nutzen Sie die Umbruchfunktionen (Seitenumbruch)
Lassen Sie sich nicht druckbare Zeichen anzeigen
Nutzen Sie ggf. manuelle Zeilenumbrüche
Achten Sie auf Farben und Kontraste
Schreiben Sie linksbündig (vermeiden Sie Blocksatz)
Setzen Sie Alternativtexte (Bildbeschreibung)
Vermeiden Sie Tabellen, die nicht notwendig sind. Wenn notwendig, beschreiben Sie die Tabelle. Wenn Sie Tabellen nutzen, halten Sie die Spaltenzahl in Grenzen.
Bilden Sie keine Tabellen durch Bilder ab
Für Nummerierungen und Aufzählungen verwenden Sie ausschließlich die von Word dafür vorgesehenen Funktionen
Speichern Sie Ihr Dokument als .doc, .rtf, .pdf, .txt (ggf. alle vier Formate versenden)
Nutzen Sie die interne Prüfung von Microsoft Word um Ihr Dokument auf Barrierefreiheit zu prüfen (Fehler, Warnungen und Tipps)
Nutzen Sie den Dokumententitel
Maskieren Sie Links und schreiben diese nicht im Klartext aus
Aus Powerpoint heraus können Sie die Datei als Handzettel exportieren

Die Referentin machte sehr deutlich, dass die Teilnehmenden sich nicht an dem orientierten sollten, was technisch möglich ist, sondern am Alltag, den Kompetenzen und der Ausstattung der Adressatinnen und Adressaten.

Aus der Gruppe kamen von den sehbeeinträchtigten Teilnehmerinnen und Teilnehmern noch zwei Hinweise, die sich auf den ersten Blick nicht unbedingt erschlossen. Auf den zweiten Blick aber interessante Möglichkeiten bieten:

Nutzen Sie auf Papierprodukten QR Codes zum Verlinken auf barrierefreie Versionen der Dokumente.
Überprüfen Sie auch die Signaturen Ihrer E-Mail.

Die Impulsgeberinnen

Die Veranstaltung wurde von zwei Mitarbeiterinnen des Kompetenzzentrums Selbstbestimmt Leben für Menschen mit Sinnesbehinderung (KSL-MSi-NRW) geleitet.