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Gruppen mit Netz  - Online-Räume für Netzwerke

Christian Carls, Diakonisches Werk Rheinland, Forum Seniorenarbeit NRW

Der Einsatz von Online-Räumen kann die Zusammenarbeit in Netzwerken wesentlich erleichtern. Erfahrungen mit internetgestützten Workshops des Forum Seniorenarbeit zeigen, dass bereits durch die Bereitstellung eines Online-Raumes ein längerfristiges Zusammenwirken von Beteiligten entstehen kann. Bestehende Netzwerke erleben, dass Online-Räume zu erweiterten Aktivitäten und einer zunehmenden Zahl an Mitwirkenden im Netzwerk führen.

Was ist eigentlich ein „Online-Raum“?

Ein „Online-Raum“ ist eine internetbasierte Arbeitsumgebung für geschlossene Gruppen. Das Betreten des Raumes gleicht dem Aufruf einer normalen Webseite – mit einem Unterschied: Es wird ein Benutzername und ein Passwort abgefragt, bevor die Startseite des Online-Raumes erscheint. Zugang haben nur Teilnehmende, die von einer Moderatorin oder einem Moderator in einen Raum eingeladen wurden.

In allen Online-Räumen finden sich Dateiablagen für Informationen, die vom Moderator/der Moderatorin eingestellt werden (meist Protokolle, Einladungsschreiben usw.). Daneben gibt es zahlreiche Werkzeuge für die Zusammenarbeit, die in der Regel allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Dazu gehören üblicherweise:

• ein Forum, in dem alle Teilnehmenden Beiträge einstellen können
• ein Chatraum, über den eine textuelle Unterhaltung in einer Gruppe stattfindet. Voraussetzung ist, dass sich alle für einen Zeitpunkt verabreden, an dem der Chat stattfinden soll
• ein „Wiki“, ein System, mit dem verschiedene Autorinnen/Autoren zu unterschiedlichen Zeiten über das Internet an einem gemeinsamen Text arbeiten können ("Wiki" ist eigentlich ein hawaianisches Wort und bedeutet "schnell")
• eine offene Dateiablage, wo von allen Teilnehmenden Dokumente frei eingestellt werden können (technisch ein offenes Forum oder eine Datenbank)
• ein Kalender für die Koordination und Bekanntmachung von relevanten Terminen
• ... und weitere Werkzeuge, wie ein „Glossar“, ein Formular zur Durchführung von Abstimmungen usw.

Abbildung: Muster-Online-Raum auf www.forum-lernen.de

Angebot des Forum Seniorenarbeit NRW

Das Forum Seniorenarbeit NRW hat in den vergangenen zwei Jahren eine Plattform für internetgestützte Gruppenarbeit aufgebaut, die zur Begleitung von Kursen, Workshops, Arbeitsgruppen und Netzwerken eingesetzt wird. Die Plattform steht für Akteure aus der Seniorenarbeit in NRW frei zur Verfügung. Das Angebot umfaßt die Bereitstellung standardisierter Online-Räume sowie Beratung und Begleitung für Moderatorinnen und Moderatoren, die die Aktivitäten­­ in „ihrem“ Online-Raum in eigener Verantwortung steuern (Zulassung von Teilnehmenden, Ausgestaltung des Raums, Moderation). Mehr dazu in einem Beitrag von Daniel Hoffmann hier im Forum Seniorenarbeit.

Das Angebot richtet sich nicht nur an überregionale Netzwerke, bei denen häufige Treffen schwer zu realisieren sind und die so am ehesten einen Vorteil in Online-Zusammenarbeit erkennen. Ein Beispiel ist die „Landesarbeitsgemeinschaft Wohnen“, die schon seit längerem einen Online-Raum auf der Plattform des Forum Seniorenarbeit nutzt (siehe dazu den Beitrag von Annette Scholl hier im Forum Seniorenarbeit). Aber auch lokale Netzwerke profitieren. Das jüngste Beispiel ist der sehr aktive „Runde Tisch Remscheid“, der vor vier Wochen einen Online-Raum bezogen hat. Die Erfahrung dort: trotz zahlreicher Treffmöglichkeiten der Arbeitsgruppen vor Ort gab es bei den Aktiven großes Interesse an dieser erweiterten Form der Zusammenarbeit. An einer ersten Schulung zur Nutzung des Online-Raumes, die vom Forum Seniorenarbeit angeboten wurde, nahmen 16 „Pioniere“ aus dem Netzwerk in Remscheid teil. Im Multiplikationssystem kommen laufend weitere Beteiligte hinzu.

Einen Überblick über das Spektrum an Online-Räumen auf unserer Plattform finden Sie unter www.forum-lernen.de. Alle Räume mit laufenden Gruppenaktivitäten sind nur für die Beteiligten zugänglich. Auf der neuen Lernplattform finden Sie aber im Bereich Präsentationsräume auch einen offenen Einblick in das Aussehen solcher Räume. So, wie ein Seminarraum oder ein Tagungshaus nur wenig über die Art der Nutzung verrät, finden Sie in den Präsentationsräumen lediglich die Einrichtung sowie die eingesetzten Materialien und Werkzeuge. Im Demonstrationsbereich gibt es einen Raum, in dem Sie diese Werkzeuge auch erproben können. Einen besseren Eindruck von den Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Online-Räumen erhalten Sie, wenn Sie sich an internetgestützter Gruppenarbeit selbst beteiligen.

Wie und wofür werden Online-Räume eingesetzt?

Hier ein kurzer Überblick über typische Nutzungsformen von Online-Räumen, abgestuft nach dem Maß der Interaktion.

Informationssammlung und Dokumententausch

Der „niedrigschwelligste“ Einsatz von Online-Räumen besteht in der Bereitstellung und Archivierung von Informationen, die für alle Beteiligten eines Netzwerks relevant sind. Das sind insbesondere Einladungen, Sitzungsvorlagen und Protokolle, vielleicht auch eine Pressedokumentation usw.

Ein weiterer Einsatz ist der „Tausch“ von Dokumenten, die von Teilnehmenden frei eingestellt werden. Die Interaktion zwischen den Beteiligten kann hier – das ist ein Aspekt der Niedrigschwelligkeit - gering sein, etwa wenn Materialien eingestellt werden, ohne Beachtung, ob gleiches oder ähnliches bereits vorliegt.

Beispiele: Akteure aus der Seniorenarbeit stellen Beispiele aus ihrer Öffentlichkeitsarbeit in den Lernraum (Fotos von Schaukästen, Flyervorlagen usw.); Fortbildner stellen Kurskonzepte und selbst entwickelte Schulungsmaterialien ein. In kurzen Kommentaren wird beschrieben, wie die Materialien genutzt werden dürfen (z.B. „nur als Anregung“, „freie Verwendung ohne Änderung“, „freie Weiterbearbeitung“).

Brainstorming

Ein gemeinsames Brainstorming findet oft in verabredeten Chats statt. Ideen werden hier sehr rasch gesammelt und dokumentiert. Dies ergibt sich meist schon durch die Geschwindigkeit des Austausches und die typische Konstellation, dass in einem Chat mehrere Themenstränge parallel verfolgt werden (C bezieht sich auf A, zeitgleich D auf B). Für vertiefende Diskussionen ist ein Chat entsprechend ungeeignet – was, richtig eingesetzt, ein Vorteil sein kann, leben Netzwerke doch oft vom Wissen um die Vielfalt.

Beispiel: Ein Netzwerk plant eine gemeinsame Veranstaltung. In einem Chat werden erste Ideen zu Inhalten und Ablauf gesammelt und protokolliert.

Anmerkung: Es ist in Chats immer sinnvoll, eine Protokollantin / einen Protokollanten zu suchen, die/der wesentliche Inhalte aus dem Chat dokumentiert und z.B. zur weiteren Diskussion bei einem Treffen oder in einem Forum bereitstellt. Damit kann vermieden werden, dass Inhalte aus Chats scheinbar verpuffen, wenn die gemeinsam verbrachte Zeit ohne sichtbares Ergebnis bleibt. Die Verfassung von Protokollen ist einfach, weil der gesamte Austausch schriftlich vorliegt. Dies unterstützt die Abfassung des Protokolls – ersetzt es aber nicht. Ähnlich, wie niemand auf die Idee kommen würde, Tonaufnahmen von Sitzungen anderen im Netzwerk zur Verfügung zu stellen, sollten auch der im System gespeicherte Verlauf eines Chats nach Abfassung des Protokolls gelöscht werden. Ein wörtliches Protokoll wäre für Andere, die beim Chat nicht dabei waren, wegen der oft kreativen oder „chaotischen“ Struktur von Kommunikationsverläufen meist nur schwer nachvollziehbar. Chats enthalten, wie direkte Gespräche auch, häufig persönliche Anmerkungen und spontane Äußerungen, die für Beobachter außerhalb der Dynamik des Chatverlaufs und des eigenen Beteiligt-Seins unverständlich sein können.

Kollektive Gedankenschmiede

Typisches Werkzeug für strukturierte Diskussionen zu einem Thema ist das Forum. Die Erwartung an die Teilnehmenden hier ist „nicht mehr ‚Argumente sammeln’, sondern ‚dialogisch agieren und reagieren’ (Apel, S. 106). Beschleunigt wird die Diskussion, wenn diese bereits bei einem „realen“ Gruppentreffen oder einem Chat begonnen hat und ein erster Konsens über thematische Eingrenzungen erreicht wurde. Die Detaillierung des Themas in einem Forum („worüber reden wir eigentlich?“) ist oft mühsam und mitunter frustrierend. Für die Vertiefung oder den Abschluss einer begonnenen Diskussion eignet sich ein Forum dagegen in der Praxis oft gut.

Beispiel: Die Teilnehmenden eines Netzwerks diskutieren ein kontroverses Thema, um Standpunkte der Anderen kennenzulernen, Sichtweisen möglicherweise anzunähern und sich im Dialog gemeinsam weiterzubilden.

Werkstatt

In einer Online-Werkstatt entstehen gemeinsame Texte. Typisches Werkzeug ist das „Wiki“, das die gemeinsame Arbeit an dem selben Text ermöglicht.

Beispiele: Ein Netzwerk will sich Regeln für die Zusammenarbeit geben. Die Sitzung, auf der diese entwickelt werden sollten, reicht aber nicht aus – es gibt erst ein halbfertiges Produkt, ein zeitnaher neuer Termin konnte nicht gefunden werden. Der Entwurf wird in ein „Wiki“ im Online-Raum übertragen und in gemeinsamer Zusammenarbeit fertiggestellt und beim nächsten Netzwerktreffen nur noch diskutiert und verabschiedet; eine Tagesordnung für ein Arbeitsgruppentreffen wird im „Wiki“ zusammengestellt, alle Beteiligten können Tagesordnungspunkte beitragen, die vielleicht ansonsten erst beim Treffen unter „Sonstiges“ vorgekommen wären.

Gibt es besondere Vorteile von Online-Räumen für die Netzwerkarbeit?

Die Kooperationsformen, die in den Beispielen oben genannt wurden, lassen sich alle auch ohne die Nutzung von Online-Räumen realisieren. Online-Räume bieten aber einen Mehrwert, der sich vielfach nur schwer durch andere Arbeitsformen ersetzen ließe. Einige Aspekte sollen hier dargestellt werden. Die Gliederung orientiert sich an zentralen Erfolgsfaktoren von Netzwerken (siehe dazu den Beitrag von Daniel Hoffmann hier im Themenschwerpunkt).

Offenheit

Netzwerke sind dann erfolgreich, wenn Mitwirkungshürden für relevante Akteure möglichst niedrig sind. Interessierte Personen haben in der Regel noch andere Aufgaben, die durch eine Tätigkeit im Netzwerk nicht in Frage gestellt werden dürfen (s. Beitrag Daniel Hoffmann). Online-Räume bieten erweiterte Möglichkeiten der Teilhabe. Bei einem gut genutzten Online-Raum, in dem relevante Unterlagen zu finden sind und begleitende Diskussionen geführt werden, ist eine Mitwirkung im Netzwerk auch für Personen möglich, die an Treffen im Netzwerk nur selten teilnehmen können.

Transparenz

Die ungleiche Verteilung von Informationen kann die Atmosphäre in Netzwerken schnell vergiften. Der Grund, dass Informationen nicht allen Beteiligten zugänglich gemacht werden, ist aber in Netzwerken meist nicht die bewusste Vorenthaltung. Viel öfter dürften pragmatische Hürden oder Nachlässigkeit bei der Verteilung von Informationen eine Rolle spielen. Nach Arbeitsgruppentreffen wird leicht vergessen, Unterlagen an Personen weiterzuleiten, die nicht dabei sein konnten. Beim Versenden von Dokumenten werden Mailadressen vergessen oder falsch geschrieben. Hinzu kommt, dass in komplexen Netzwerken oft kein gemeinsam gepflegter Verteiler besteht.

„Diese Unterlagen habe ich nicht bekommen“ ... „aber sie waren doch allen schon vor vier Wochen zugemailt worden“. Ärgernisse wie diese lassen sich durch die Nutzung von Online-Räumen leicht vermeiden: relevante Materialien werden dort für alle eingestellt, ein Adressverteiler wird zentral gepflegt. Wer in der Vergangenheit seine Unterlagen unzureichend sortiert hat oder bei der Verteilung von Informationen wirklich vergessen wurde, findet dort dann alles wieder. Die Effizienz der Zusammenarbeit steigt zugleich, da nicht jeder Beteiligte Archivierungsarbeit leisten muss.

Verbindlichkeit

Die Verbindlichkeit von Absprachen wird in Netzwerken schnell ein Problem. Der losen Struktur von Netzwerken und der Freiwilligkeit der Beteiligung stehen Mechanismen zur Erzwingung von Arbeitsaufträgen gegenüber, wie sie in hierarchischen Organisationen verbreitet sind. Anliegen von Netzwerken bleiben da leicht auf der Strecke. Übernommene Arbeitsaufträge werden im betrieblichen Alltag oft einfach vergessen. Die anderen Aktiven im Netzwerk erfahren so oft erst spät, welche Aufgaben liegengeblieben sind. Die Handlungsfähigkeit eines Netzwerks kann darunter erheblich leiden.

Durch den Einsatz von Online-Räumen läßt sich die Präsenz des Netzwerks im Arbeitsalltag erhöhen. Zum Beispiel erhalten die Teilnehmenden in der Regel automatische E-Mailbenachrichtigungen über neue Aktivitäten in ihrem Online-Raum, und werden auf diese Weise regelmäßig an ihre Mitwirkung im Netzwerk erinnert.

Beziehung

Netzwerke kennen in der Regel keine Hierarchien. Wichtige Arbeitsgrundlage sind vertrauensvolle Beziehungen zwischen den Beteiligten (siehe dazu den Beitrag von Gabriele Winter). Dazu gehört das Interesse aneinander und die Möglichkeit zu persönlichen Kontakten und zum Austausch über Themen, die nicht unmittelbar mit den Zielen des Netzwerks zusammenhängen. Bei Netzwerktreffen und in Sitzungen von Arbeitsgruppen bleibt dafür aber oft wenig Zeit. Online-Räume bieten hier eine wichtige Ergänzung. In allen Online-Räumen auf der Plattform des Forum Seniorenarbeit finden Sie beispielsweise eine „Cafeteria“ – ein offenes Forum, das jederzeit zur Verfügung steht, häufig zum Austausch über andere Themen genutzt wird und ein Ausgangspunkt für vertiefte „bilaterale“ Kontaktpflege per Mail oder persönliche Treffen sein kann. Üblich ist, dass alle Beteiligten sich mit einem Foto und einem persönlichen Text im Lernraum vorstellen. Wer also bislang darunter gelitten hat, dass er schon wieder Namen oder Informationen von anderen Personen im Netzwerk vergessen hat, gewinnt die Möglichkeit, vor Sitzungen den Online-Raum zu besuchen, einen Blick in die Teilnehmerportraits zu werfen oder aktuelle Beiträge nachzulesen.

Erfolgsbedingungen

Online-Räume bieten für die Entwicklung und die Handlungsfähigkeit von Netzwerken große Chancen. Vergessen werden darf aber nicht, dass mit der Bereitstellung der Technik allein noch nichts erreicht ist. Die wichtigste Erfolgsbedingungen sind:

Verantwortliche Moderation

Dazu gehört

• Bereitstellung von Informationen: der Online-Raum muss für die Beteiligten an einem Netzwerk einen wirklichen Mehrwert darstellen. Dazu gehört insbesondere, dass alle wichtigen Informationen aus dem Netzwerk und möglicherweise aus verschiedenen Arbeitsgruppen im Online-Raum zu finden sind.
• Taktung von Diskussionen und Dialogen: Chats müssen verabredet werden, Diskussionen in Foren brauchen einen Zeitrahmen und möglichst auch ein terminiertes Ende. Foren ermöglichen, anders als z.B. direkte Treffen oder ein Chat, eine zeitversetzte Diskussion. Damit verbunden ist oft die Suggestion, auch Wochen später noch auf Beiträge antworten zu können. In offenen, unmoderierten Foren im Internet ist dieses Verhalten oft zu beobachten – und auch der Ärger, der dadurch leicht entsteht. Eine  lebendige Diskussion in einer überschaubaren Gruppe, an der sich alle zeitnah beteiligen, ist die beste Voraussetzung für „mühelosen“ Austausch. Wer schon einmal versucht hat, nach einem Urlaub oder als „Neuling“ in eine Forumsdiskussion wieder einzusteigen, wird erlebt haben, wie mühsam dies sein kann.
• Orientierung: Eine gute Dynamik in der Online-Zusammenarbeit entsteht am ehesten, wenn Abläufe gut gesteuert werden und allen Beteiligten immer wieder Orientierung angeboten wird, wo im Lernraum Aktivitäten stattfinden.
• Dokumentation: Fortschritte in der Zusammenarbeit müssen dokumentiert, erreichte "Meilensteine" sichtbar gemacht werden.

Eine minimalistische Arbeitsumgebung

Die technische Verfügbarkeit von unterschiedlichen Online-Werkzeugen führt leicht zu dem Fehler, die Zusammenarbeit mit einer „Technikausstellung“ zum Erliegen zu bringen. Für viele Gruppen reicht ein einfaches Forum aus. Hier kann dieselbe Technik sowohl zum Einstellen von Dateien als auch zur Diskussion verwendet werden. Im Verlauf können weitere Techniken immer noch leicht eingeführt werden.

Die Aufteilung von Rollen

Ein Online-Raum erleichtert die Zusammenarbeit im Netzwerk – er ist aber immer auch mit zusätzlicher Arbeit verbunden. Nicht sinnvoll ist, dass Personen, die bereits viele andere Aufgaben im Netzwerk wahrnehmen, auch noch die pauschale Verantwortung für den Online-Raum übertragen bekommen. In solchen Fällen kann die notwendige Pflege des Online-Raumes leicht vernachlässigt werden, insbesondere, wenn andere Aufgaben drängen. Sinnvoller ist, Rollen zu definieren und Aufgaben aufzuteilen, z.B.: die Moderation eines Forums für einen begrenzten Zeitraum, die Verwaltung der Teilnehmenden, technischer Support für Neulinge, fachliche Begleitung von Diskussionen usw.

Literatur

Apel, Heino: Erfolgreiches Gruppenlernen in Online-Seminaren. Ein Leitfaden für Teilnehmende. Forum Seniorenarbeit April 2006, Themenschwerpunkt Fortbildung für die Seniorenarbeit.

Carls, Christian: Die `Virtuelle Ideenschmiede`. Online-Workshops zur Senioren-Internetarbeit. Forum Seniorenarbeit April 2006, Themenschwerpunkt Fortbildung für die Seniorenarbeit.

Hoffmann, Daniel: Netzwerke in der Seniorenarbeit nutzen. Forum Seniorenarbeit, Themenschwerpunkt Netzwerke, Februar 2008.

Scholl, Annette: Miteinander arbeiten - voneinander lernen - Virtueller Arbeits- und Besprechungsraum der LAG Wohnberatung NRW auf der Lernplattform des Forum Seniorenarbeit. Forum Seniorenarbeit, Themenschwerpunkt Fortbildung, April 2007.

Winter, Gabi: `Wie macht man Vernetzung?` - Erfolgsstrategien an der Schnittstelle von dauerhaften neuen Netzwerken. In: Dokumentation der Fachtagung "Wo Vernetzung Sinn ergibt: Chancen für Mitarbeitende, Kunden und Organisationen".

Dieser Artikel ist Teil des Themenschwerpunktes "Gemeinsam Ziele erreichen, Synergien nutzen:  Vernetzungsstrategien für Mitarbeitende und Organisationen" im Februar 2008.